En búsqueda de la inteligencia colectiva en las reuniones.

Subvertir el sabotaje.

Sabemos bastante de la inteligencia de las personas a nivel individual (IQ o coeficiente de inteligencia), en el campo de Innovación está muy presente el tema de inteligencia artificial, pero poco o nada se trata el asunto de la inteligencia de los grupos humanos, también en su relación con las máquinas (valgan de ejemplo Wikipedia o Linux). En un mundo hiperconectado, con la Industria 4.0 en vista, es algo que nos debe de interesar.

Es aún más, mientras poco o casi nada podemos influenciar la inteligencia personal, el dominio en la inteligencia colectiva es tan inmenso, que si no se orquestra bien, espontáneamente nos puede salir la estupidez colectiva. ¿Cómo prevenirla? Según tipos de colectivos y sus dinámicas habrá respuestas diferentes. Pero, el primer y más importante foro de lo colectivo son las reuniones: familiares, de amigos, en las empresas o también a nivel político.

Para buscar la inteligencia colectiva en las reuniones, hemos decidido enfrentarnos a lo que nos pueda llevar al polo opuesto. Se han extraído los puntos del Manual de Campo de Sabotaje Simple de la OSS/actual CIA de 1944, descalificado y abierto al acceso público en el 2008. Este manual provee instrucciones sobre cómo la población general podía ayudar a los Aliados a debilitar al invasor mediante la disminución de producción en las fábricas, problemas de comunicaciones, pero también mermando la eficiencia de sus oficinas. En el mismo hay un apartado específico 11 a) sobre el sabotaje de las Organizaciones y Conferencias (página 28). A continuación, en la enumeración, en cursiva se detallan las reglas que se consideran de aplicación en las reuniones, aunque vienen en otros puntos del Manual.

Todos los mandamientos de sabotaje, especialmente tomados por separado, son perfectamente sensatos. No son en ningún momento disruptivos. No obstante, cuando se vuelven tendencia reforzada son nocivos, llevan a la estagnación, corrompen cualquier esperanza de creatividad.

Las propuestas de su tratamiento inteligente y reversión de las reglas o mandamientos del sabotaje (en el apartado a continuación de cada punto enumerado) surgen del taller de la Red de Desarrollo de Inteligencia Colectiva (CID-N), llevado a cabo en Madrid. Agradecimiento inmenso a tod@s l@s participantes. La dinámica y sus resultados no pretenden ser exhaustivos, pero sí, permitir reflexionar, si puede ser y así fue en nuestro caso, en buen ambiente y compañía. Si no estás de acuerdo o crees que se pueden mejorar, no dudes en comentarlo.

Calentando motores…

1. Organiza las reuniones cuando hay otro trabajo crítico que hacer.

• Contrapropuesta subvertida: Poner intereses en común dentro del colectivo, coordinar las agendas y plantear reuniones cuando realmente sea necesario. Aunque sean reuniones periódicas, también se puede revisar su pertinencia.

2. En general, retrasa lo que puedas, cuellos de botella pueden ser de gran ayuda.

• Monitorizar la organización para tener constancia sobre los cuellos de botella e intentar mitigarlos. Una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil.

3. Insiste en hacer todo a través de “canales” o conductos regulares. Nunca permite que se tomen atajos para acelerar la toma de decisiones.

• Tener elaborados, además de los procedimientos estándar, los atajos para temas urgentes, estilo quick path o vías rápidas. Usar métodos paralelos de acuerdos parecidos, aplicar modelos de éxito, buenas prácticas (benchmarking).

4. Cuando sea posible, remite todos los asuntos a los comités de más alto nivel o para “posterior estudio y consideraciones adicionales”. Intenta hacer que el comité sea lo más numeroso posible, nunca menos de cinco.

5. Preocúpate por la pertinencia de cualquier decisión, levanta la cuestión si la acción que se contempla está dentro de la ‘jurisdicción’ del grupo o si podría entrar en conflicto con la política de algún escalón superior.

• Se consideran bien parecidos los dos puntos anteriores, por ello se tratan juntos. En la reunión deben de participar las personas con poder de decisión (si necesario, cedido de la instancia superior que asuma la decisión tomada en la reunión o si no contando con su presencia). Los decisores deben involucrar igualmente a las personas que puedan aclarar las dudas en casos necesarios.

6. Haz discursos.” Habla con la mayor frecuencia posible y extiéndete. Ilustra tus “puntos” con largas anécdotas y relatos de experiencias personales.

• Tener y atenerse a la agenda con tiempos establecidos por tema a tratar. Si es necesario establecer las maneras de intervenir, centradas en los objetivos y evitando la dispersión.

7. Menciona problemas irrelevantes con la mayor frecuencia posible, trátalos con prioridad. Levanta falsas alarmas e induce a errores.

• Saber la diferencia entre lo urgente y lo prioritario y no dejar que lo urgente se coma lo prioritario, porque sin abordar temas prioritarios, estos traerán temas urgentes y estaremos en modo de apagafuegos constante, al exigir mucho esfuerzo y provocar un rápido desgaste éste no es recomendable. Tratar con cautela y precaución las ideas que llegan. Falsas alarmas nos desvían del objetivo, igual que las noticias falsas. En la política, se emplean de manera intencionada globos sonda[1] que, introducidos en modo piloto, sirven para testear la reacción de la población a las medidas políticas polémicas. Atenerse a la orden del día también puede ayudar en todos los casos.

8. Discute insistentemente sobre redacciones precisas de comunicaciones, actas, resoluciones.

• Sed sencillos como palomas (y astutos como serpientes ;). Centrarse en el actuar y en lo que es válido. Hannah Arendt decía que “el pensamiento está fuera de lugar en la acción”. Hay que abrirse para pensar (buscando y revisando ideas y alternativas), pero centrarse a la hora de actuar donde tener demasiadas alternativas puede ser contraproducente. Evitar ambigüedad en la comunicación en la medida de lo posible. Redactar y proyectar los resultados (resumen) durante la reunión puede ayudar en entornos conflictivos. No legislar en caliente. Tener en cuenta que demasiada flexibilidad puede llevar a que los temas queden difusos y en el barbecho.

9. Retoma los asuntos decididos en la última reunión e intenta reabrirlos apelando a la conveniencia de la decisión de entonces.

• No reabrir los temas decididos sin que sea relevante. Si es importante, redefinir el tema, para intentar poder abordarlo de otra manera, ya que, si el primer intento no ha resultado, es probable que, si no modificamos la forma de aproximarnos, acabemos en las mismas con los siguientes intentos.

10. Pretende que no entiendes los temas y pide que se repitan las explicaciones y que se aclaren varias veces.

• Tener el material de base preparado y distribuido con anterioridad para que los participantes vengan solamente con dudas concretas. Es relevante tener la redacción clara y precisa porque agilizará el tema. Hay compañías, donde existen requisitos sobre la extensión del material de base y su asimilación. En Amazon, se exige los memos de 6 páginas y se deja 30 minutos para su lectura en silencio, antes de discutirlos.

11. Aboga por la “precaución”. Sé “razonable” y pide a tus compañeros de la reunión a ser “razonables” y que eviten apresurarse, lo que podría generar desconcierto o dificultades más adelante.

• Precaución aplicar en medida justa, matizar y pedir concreción.

12. Refuerza una actitud no cooperativa. Crea una situación desagradable: originando peleas, mostrando tu mal humor y estupidez. Sé irritable y exagera tus reacciones.

• Ser amable y respetuoso con las personas en general.

13. No compartas tu conocimiento (al menos completo) con nadie.

• Democratizar la información para que no haya asimetrías en su acceso.

14. Para bajar la moral sé amable con las personas con opiniones/actitudes equivocadas y discrimina a los autores de las correctas. Apremia la ineficiencia, no valores la eficiencia.

• Intentar ir centrando el foco de la reunión. Después de las preguntas o comentarios reflexionar si éstos nos acercan al objetivo o no. Ser justo a la hora de penalizar y apremiar.

15. Una regla añadida en la reunión: interrumpe.

• No interrumpir porque de esta manera anulas las ideas (valiosas) de otros. En general se considera relevante la figura del moderador empoderado. Se debe erradicar el miedo a las jerarquías. Son conceptos diferentes negociar, consensuar y dialogar. Hay que tener la seguridad en sí mismo. Ver cómo nos hablamos y cómo les hablamos.

[1] Para saber más sobre los globos sonda, os recomendamos la lectura: https://loquesigue.tv/globos-sonda-que-son-como-identificarlos-y-como-actuar-frente-a-ellos/